COS’è Business File

Business File: la soluzione completa per ottimizzare i processi aziendali, migliorare la collaborazione e garantire la sicurezza dei dati nella gestione documentale.

Business File è un software completo per la gestione documentale, progettato da NTS Project, per semplificare e ottimizzare il modo in cui le aziende archiviano, organizzano, gestiscono, ricercano e condividono i propri documenti.

Gestione documentale evoluta

Archivia, organizza, gestisci, ricerca e condividi i tuoi documenti con facilità ed efficienza grazie a Business File

Business File è più di un semplice software di archiviazione; è uno strumento completo per la gestione documentale, progettato per ottimizzare i processi aziendali, migliorare la collaborazione e garantire la sicurezza e l’integrità dei dati aziendali.

Grazie alla sua flessibilità e modularità, Business File si adatta a ogni azienda e funzione aziendale, fornendo strumenti per la conservazione a norma di legge, la gestione dei workflow, la fatturazione elettronica e molto altro ancora.


Con Business File, la tua azienda migliorerà l’efficienza operativa, ridurrà i costi di gestione documentale e sarà conforme a tutte le normative, diventando più competitiva sul mercato, più resiliente nell’affrontare le sfide del mondo moderno e maggiormente sostenibile.

GESTIONE DOCUMENTALE

Cosa offre Business File

Centralizzazione della gestione dei documenti

Business File si distingue per la sua capacità di centralizzare la gestione dei documenti, consentendo di archiviarli, consultarli, modificarli, stamparli e spedirli con facilità. Questo approccio favorisce una migliore organizzazione dei dati aziendali, migliorando l'efficienza e la produttività.

Flessibilità nella classificazione e archiviazione dei documenti

Una delle caratteristiche distintive di Business File è la sua flessibilità nell'effettuare la classificazione e l'archiviazione dei documenti. Puoi farlo manualmente, automaticamente o in modalità massiva, adattando il processo alle esigenze specifiche della tua azienda.

Organizzazione intuitiva e ricerca efficace dei documenti

Il software ti permette di organizzare i documenti utilizzando categorie e fascicoli, offrendo un sistema intuitivo e strutturato per trovare e gestire facilmente le informazioni. Questo contribuisce a una migliore organizzazione dei dati aziendali, migliorando l'efficienza e la produttività complessiva.

Collaborazione nelle diverse gestioni aziendali

Business File favorisce la collaborazione tra i membri del team, consentendo loro di condividere e lavorare sui documenti in modo collaborativo e sincronizzato. Questo promuove la condivisione delle conoscenze e l'innovazione all'interno dell'azienda.

Modularità e configurabilità per un utilizzo personalizzato

Grazie ad un’elevata modularità, Business File consente di configurare la soluzione desiderata in base alle proprie necessità. Questo include workflow documentale, archiviazione massiva tramite barcode e QR-code, archiviazione e-mail, fatturazione elettronica e conservazione a norma di legge. Inoltre, il software offre integrazioni con MS Outlook, Business Cube 2 e intermediari SDI per una gestione completa dei dati aziendali.

Fatturazione elettronica e conservazione a norma di legge

Business File, integrato con Business Cube, gestisce l'intero processo attivo e passivo della fatturazione elettronica, inclusa la firma digitale, l'invio al sistema di interscambio e la conservazione a norma di legge. Questa funzionalità semplifica il processo di fatturazione, garantendo la conformità normativa e la sicurezza dei dati.

Protezione dei dati, privacy e gdpr

Business File rispetta le normative GDPR, offrendo opzioni avanzate di protezione dei dati, tra cui autenticazione sicura, crittografia dei documenti e tracciamento delle operazioni. Queste funzionalità garantiscono la sicurezza e la riservatezza dei dati aziendali, proteggendo le informazioni sensibili da accessi non autorizzati e perdite.

Accesso mobile e remoto

Con Business File, gli utenti possono accedere ai propri documenti da qualsiasi luogo e dispositivo, offrendo una maggiore flessibilità e libertà operativa. Grazie a questa caratteristica, i dipendenti possono lavorare in modo più efficiente, sia in ufficio che in viaggio. Inoltre, l'accesso ai documenti in tempo reale da dispositivi mobili riduce i ritardi e migliora la collaborazione tra i membri del team, consentendo una comunicazione più fluida e un'azione tempestiva su progetti e decisioni aziendali.

PERCHÈ UTILIZZARE UN SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE?

Nel contesto aziendale moderno, l’efficace gestione dei documenti è fondamentale per il successo e la competitività; un software di gestione documentale è un’applicazione informatica progettata per organizzare, archiviare e gestire documenti digitali in modo efficiente

Questi software consentono agli utenti di creare, modificare, condividere e cercare documenti in modo rapido e semplice, riducendo la dipendenza dalla carta, i costi delle stampanti e semplificando i processi aziendali.


Inoltre, offrono funzionalità avanzate come la categorizzazione dei documenti, la gestione dei flussi di lavoro, la firma digitale, la conservazione a norma di legge e l’integrazione con altri sistemi aziendali. La riduzione dei costi è un vantaggio significativo di un software di gestione documentale, che include la diminuzione dei costi per lo spazio di archiviazione, la stampa e il tempo trascorso dagli impiegati a cercare documenti. Inoltre, la dematerializzazione dei documenti, consente di mettere al sicuro tutte le informazioni in essi contenuti proteggendole da incendi, allagamenti o semplice deterioramento. 

In sostanza, un software di gestione documentale è progettato per migliorare l’efficienza operativa, garantire la sicurezza dei dati e facilitare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Non trascuriamo, infine, che l’adozione di un software specifico aiuta l’ambiente e la sostenibilità dell’azienda.

CHI PUÒ BENEFICIARE DI UN GESTORE DOCUMENTALE?

Un gestore documentale è essenziale per una vasta gamma di reparti e ruoli aziendali, tra cui amministrazione, commerciale, risorse umane, legale, produzione, ufficio tecnico e IT, che possono trarre vantaggio dalla sua utilità. Oltre a questi, qualsiasi altro settore aziendale che richieda la gestione di documenti digitali può beneficiare di un software di gestione documentale.

Questo strumento non solo semplifica la gestione dei documenti, ma promuove anche il flusso di lavoro e la collaborazione tra funzioni diverse, facilitando lo scambio rapido e sicuro di informazioni tra i dipartimenti e migliorando complessivamente la comunicazione e la sinergia all’interno dell’azienda.

Business File per la tua azienda

Business File: massima efficienza nella gestione documentale per ogni settore aziendale

Business File si configura come uno strumento indispensabile per il completo potenziamento dell’ ecosistema aziendale.
Ottimizzando i flussi di lavoro e agevolando la condivisione delle informazioni, questo software beneficia ogni settore aziendale, contribuendo al miglioramento globale dell’efficienza e della produttività.
Che si tratti del reparto commerciale, finanziario, logistico, della produzione o di qualunque altra unità, Business File rappresenta un valido alleato nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

L’integrazione perfetta per ottimizzare il tuo business aziendale

Grazie alla loro integrazione nativa, Business File e l’ERP Business Cube assicurano un flusso di lavoro fluido e una maggiore interoperabilità tra i reparti aziendali.

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